Bei einem typischen R&D-Projekt in der Anfangsphase wird die Hauptvision des Projekts im Laufe der Entwicklung immer klarer, da die Anforderungen während der Projektdurchführung geklärt werden. Es ist jedoch nicht klar, wie genau wir diese Vision verwirklichen werden. Meistens bestimmen wir den genauen Weg durch iterative Forschungsphasen, Analysen, Workshops usw. Das bedeutet, dass wir uns in der Regel in einem dynamischen Projektumfeld befinden, in dem sich Bedürfnisse und Anforderungen regelmäßig ändern.
Aus diesem Grund verwenden wir iterative Projektmanagement-Methoden wie z.B. Scrum. Da diese Methoden nur mit entsprechenden Verträgen Sinn machen, setzen wir auch agile Budgetierungsmethoden ein. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir unseren agilen Budgetierungsprozess am Beispiel eines Roadtrips vor. Bist du bereit, mit uns auf eine Reise zu gehen?
Scrum und agile Budgetierung: Der Umgang mit Ungewissheit
Angenommen, ich möchte einen Roadtrip von München nach Spanien machen. Obwohl ich weiß, dass ich in Spanien landen möchte, habe ich keinen genauen Plan, welche Stadt es sein soll. Das einzige, was ich weiß, ist, dass es eine Stadt am Strand sein sollte, wie z.B. Barcelona oder Valencia. Also bitte ich mein Reisebüro, mir zu helfen. Nehmen wir an, dass dieses Reisebüro Motius heißt.
Was du weißt, ist, dass ich nach Spanien gehen möchte, dass ich bestimmte Anforderungen habe und dass es auf dem Weg dorthin mehrere Meilensteine gibt, die ich erfüllen möchte (siehe Grafik unten).
Da du meine anfänglichen Anforderungen kennst, aber noch nicht weißt, wo ich landen will, wie ich dorthin komme und ob sich meine Anforderungen im Laufe der Reise ändern, beschließen wir, einen agilen Ansatz zu wählen, insbesondere einen agilen Budgetierungsansatz. Das bedeutet, dass wir Schritt für Schritt vorgehen und unseren eigenen Weg gehen werden, anstatt alles im Voraus zu planen, mit dem großen Risiko, bei jedem einzelnen Schritt zu scheitern. Zu diesem Zweck schließen wir einen agilen Vertrag ab. Natürlich weiß Motius von früheren, ähnlichen Roadtrips, was nötig ist, um mich in eine Stadt an einem Strand in Spanien zu bringen. Aufgrund ihrer Erfahrungen wissen sie, welchen Aufwand es kostet, ein Hotel in der Nähe des Eiffelturms zu finden oder wie viel ein Croissant in Frankreich kostet. Auf der Grundlage all dieser Hinweise legen wir ein festes Budget fest, um das Gesamtziel zu erreichen.
Scrum und Agile Budgetierung: Die Artefakte
In Scrum gibt es mehrere sehr wichtige Artefakte, die den Prozess leiten.
Zunächst gibt es das Produkt-Backlog, in dem alles aufgelistet ist, von dem bekannt ist, dass es im Projekt gemäß Ihren Prioritäten benötigt wird. In der folgenden Grafik haben wir einige Beispiele aufgeführt. Die Auflistung all dieser Aspekte nach Ihren Prioritäten stellt sicher, dass die wichtigsten Aspekte zuerst erfüllt werden und ermöglicht eine agile Budgetierung.
Zweitens gibt es das Sprint Backlog. Dies ist die Liste der identifizierten Anforderungen, die du in deinem nächsten Sprint erfüllen musst, um dein Sprint-Ziel zu erreichen. Häufig wird das Sprint Backlog in Form von User Stories erstellt, d. h. Aussagen aus der Sicht des Nutzers, die die Anforderungen aus dem Product Backlog eingrenzen, so dass du genau weißt, was im nächsten Sprint zu tun ist. Die folgende Grafik verdeutlicht dies. Auch hier ermöglicht das Sprint Backlog mit definierten Anforderungen und kleinen, geschätzten Aufgaben die Anwendung einer agilen Budgetierung. Während die anfänglichen Schätzungen auf Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben beruhen, wirst du im Laufe des Projekts überprüft und angepasst.
In meinem Projekt bin ich jetzt an einem Punkt angelangt, an dem Motius und ich die Artefakte mit meinem Wissen und ihren Experten definiert haben, der anfängliche Plan und die Grenzen sind mit einem festen Budget in unseren agilen Verträgen festgelegt, ich weiß, dass verschiedene Scrum-Tools helfen werden, mit Komplexität und Unsicherheit umzugehen.
Nun ist es an der Zeit, den ersten Sprint zu starten.
Scrum und agile Budgetierung: Feste Ergebnisse ohne Risiken
Sprints dauern normalerweise zwei Wochen. Bei kurzen Projekten, wie meinem Roadtrip, können sie auch eine Woche dauern. Zu Beginn jedes Sprints entscheidet der Kunde (in diesem Fall also ich), welche Aufgaben aus dem Product Backlog im kommenden Sprint bearbeitet werden sollen. Dann ermittelt das Motius-Team die notwendigen Aufgaben aus dem Sprint-Backlog und bestimmt, wie viele dieser Prioritäten es im nächsten Sprint erledigen kann.
Auf dieser Grundlage definieren wir gemeinsam ein Sprint-Ziel und legen eine feste Leistung für diesen Sprint fest. Beim agilen Budgetierungsansatz einigen sich Motius und ich auf den Inhalt und das Budget für den nächsten Sprint. Normalerweise lege ich diese Budgets zusammen mit den ersten Schätzungen fest, die Motius zuvor gemacht hat. Das bedeutet, dass ich immer die Kontrolle über das Projektbudget habe. Außerdem gebe ich die "Definition von fertig" vor, d. h. was geliefert werden muss, damit ich die Aufgabe als erledigt betrachte. Mit anderen Worten: feste Leistung und fester Preis = kein Risiko.
Nehmen wir also an, das Ziel des nächsten Sprints ist es, einen Freund in Paris zu treffen. Nun schauen wir uns das Sprint Backlog an und wählen die User Stories aus, die Motius angehen muss, um dieses Ziel zu erreichen.
Als Nächstes müssen wir jeder Benutzergeschichte so genannte "Story-Punkte" zuweisen. Die Anzahl der Story-Punkte gibt die Komplexität, den Aufwand und die Unsicherheit der Aufgabe an und bestimmt damit, wie viel die Aufgabe wert ist.
Hier ist ein Überblick darüber, was die vorherigen Schritte in Bezug auf unseren Road Trip ergeben:
Wenn ich also jede Benutzergeschichte, ihren Umfang und die Größe der Geschichten genehmige, beginnt Motius mit ihrer Umsetzung.
Nach dem Sprint besprechen wir das Erreichte und präsentieren die Ergebnisse des Sprints. Nur wenn ich bestätige, dass alle Leistungen tatsächlich erbracht wurden, bekomme ich die Rechnung für den ersten Sprint. Sobald ich die Ergebnisse abgenommen habe, planen wir den nächsten Sprint auf der Grundlage der Fortschritte, die wir zuvor gemacht haben - bis wir schließlich unser Ziel erreicht haben.
Scrum und agile Budgetierung: Was Sie beachten müssen
Bevor wir diesen Blogbeitrag beenden, möchte ich noch zwei Aspekte des iterativen Projektmanagements und der agilen Budgetierung hervorheben.
Zu Beginn eines Projekts können bestimmte User Stories mehr Story Points haben, um das Risiko zu berücksichtigen. Aber keine Sorge: Wenn sich das Projekt weiterentwickelt, kann Motius das Risiko besser kalkulieren und daher die Anzahl der Story Points für diese User Stories anpassen (agile Budgetierung, du erinnerst dich). Was passiert, wenn wir die Sprints planen. Für mich bedeutet das, dass mein Risiko minimiert wird, während meine Kosten gedeckelt werden. Außerdem kann ich so die zusätzlichen Story Points für Features ausgeben, die ich vorher nicht eingeplant hatte, z. B. nicht nur ein französisches Croissant, sondern auch einen leckeren französischen Kaffee.
Außerdem sollten wir bedenken, dass wir mit jedem Sprint neue Erkenntnisse gewinnen. Diese Erkenntnisse erfordern, dass wir die Artefakte von Anfang an ändern und uns iterativ unserem Ziel nähern. Das iterative Projektmanagement mit seiner agilen Budgetierung ist dafür perfekt geeignet.
Agile Projekte für zukunftsweisende Innovationen
Das Beispiel mit dem Roadtrip ist natürlich nur eine Analogie. Motius ist kein Reisebüro, sondern ein R&D-Unternehmen, das bahnbrechende Innovationen entwickelt. Ich habe dieses Beispiel gewählt, weil es große Teile des agilen Projektmanagementansatzes vereinfacht, insbesondere die agile Budgetierung.
Alles in allem ermöglicht Ihnen die agile Budgetierung den Umgang mit Ungewissheit, gibt Ihnen die volle Kontrolle und verspricht einen enormen Wissenszuwachs während der Sprints. Mit anderen Worten: Es versetzt Sie in eine perfekte Position, um innovative Produkte auf den Markt zu bringen, die Ihre Branche revolutionieren und Ihnen einen Vorsprung vor Ihren Wettbewerbern verschaffen.
