In der sich rasend schnell verändernden Welt von heute ist Wissen Macht. Unternehmen müssen sich auf ihr gesammeltes Wissen verlassen, um Prozesse, Innovation und Wachstum voranzutreiben. Daher bildet gutes Wissensmanagement die Grundlage für effiziente Abläufe, fundierte Entscheidungsfindung und damit nachhaltiges Wachstum. Insbesondere aufgrund von implizitem und somit personengebundenem Wissen besteht für Unternehmensprozesse eine große Herausforderung im Wissensmanagement. Das habe ich zum Anlass genommen, um über die Auswirkungen und Ursachen von unzureichendem Wissensmanagement zu schreiben und wie unser "Automation Thinking" Ansatz einen möglichen Lösungsweg für dein Business darstellen kann.
Wissensmanagement und Prozess-Know-how
Doch zunächst einmal erkläre ich kurz, was Wissensmanagement und Prozess-Know-how sind. Wissensmanagement umfasst die Erfassung, Organisation und Nutzung von institutionellem Wissen innerhalb einer Organisation. Dazu gehört eben auch jenes implizites Wissen, also Informationen und Abläufe, welche ihrer Natur nach unausgesprochen und an die Menschen selbst gebunden sind. Im Folgenden bezieht sich Prozess Know-how auf das komplexe Verständnis von Arbeitsabläufen, Methoden und Best Practices, die den Geschäftsbetrieb beschreiben.
Unzureichendes Wissensmanagement und seine Folgen:
Dieses Prozess-Know-how ist sehr häufig implizites Wissen, also nicht formal dokumentiert. Zunächst betrachten wir die Folgen von unzureichendem Wissensmanagement:
Operative Ineffizienzen: Wenn unternehmenseigene Informationeb und das Wissen der Mitarbeiter nicht optimal strukturiert und aufbereitet sind, kann dies zu Zeitverschwendung in der Suche führen und damit Verzögerungen und Ineffizienzen bei kritischen Prozessen hervorrufen. Das ist fast in jedem Unternehmen zu beobachten.
Hürden in der Lernkurve: Die Lernkurve von neuen Mitarbeitern ist deutlich flacher, wenn wichtiges Prozesswissen nicht oder nur teilweise vorhanden ist. Dies beeinträchtigt die Fähigkeit von neuen Mitarbeitern, in kürzester Zeit einen effektiven Beitrag zu leisten. Sehr häufig zu sehen in Bereichen mit kürzlicher Restrukturierung oder übergreifendem Charakter wie Strategie oder Produkt-/Projektmanagement.
Stagnierende Innovation: Begrenztes Prozess-Know-how kann die Vielfalt und Fortschrittlichkeit von Innovationen behindern, da Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, auf vorhandenes Wissen zuzugreifen und es zu nutzen, um neue Ideen voranzutreiben. Innovationsabteilungen fällt es oftmals schwer, Wissen strukturiert (z.B. über vergangene Projekte) zu dokumentieren und damit zielgerichtet Technologien und Projekte weiterzuentwickeln.
Unklares Fehlerrisiko: Ohne die ordnungsgemäße Verteilung von Prozesswissen können Mitarbeiter unbeabsichtigt von festgelegten Prozessen oder Richtlinien abweichen, was zu Fehlern und Qualitätsproblemen führt. Insbesondere in Unternehmen mit starker Regulierung und wenig adäquater Verteilung von Prozesswissen entsteht oftmals eine „Vorsicht ist besser als Nachsicht“-Mentalität, was Ineffizienzen oder Prozessrisiken hervorrufen kann.
So kommt es zu Wissenslücken
Keiner möchte schlechtes Wissensmanagement und trotzdem ist es in vielen Unternehmen die Realität. Warum nur? Erfahrungsgemäß sind das die häufigsten Gründe für ein unzureichendes Wissensmanagement:
Unstrukturierte Wissensbestände
Was wir häufig sehen, sind unvollständige oder unorganisierte Wissensbestände, z.B. unstrukturierte Wissensspeicher und Datenablagen, unzureichende oder nur schwer zugängliche Prozessbeschreibungen, Wissensspeicher ohne adäquate Suchfunktionen, keine Aufbereitung von Erkenntnissen aus vergangenen Projekten. Das führt grundsätzlich zu Wissenslücken und erschwert es den Mitarbeitern, auf genaue Informationen zuzugreifen.
Mitarbeiterfluktuation
Ein weiterer Aspekt, den wir häufig beobachten, ist, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, ohne ihr Fachwissen weiterzugeben. Bei dem verlorenen Wissen handelt es sich sehr oft nicht nur um Prozess-Know-how, sondern auch implizite langjährige Erfahrungen, welche nicht dokumentiert werden, z.B. was bei einem komplexen Herstellungsschritt berücksichtigt werden muss, um möglichst wenig Ausschuss zu produzieren.
Magelnde Dokumentation
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Fähigkeit einer Organisation , etablierte Prozesse und bewährte Verfahren zu dokumentieren. Je schwächer diese Fähigkeit ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter klare und aktuelle Anweisungen erhalten. Wenn unklar ist, was zu tun ist, werden bestehende Wissenslücken noch vergrößert.
Absichtliche Informationssilos
Abteilungen horten Wissen innerhalb ihres Einflussbereichs (ihrer Silos), um sich gegenüber anderen Personen oder Bereichen durchzusetzen. Das schränkt natürlich die Verteilung kritischer Prozessinformationen innerhalb des Unternehmens ein und ist daher sehr schädlich. Obwohl so ein Verhalten zum Nachteil des kollektiven Ergebnisses geht, ist es ein allgegenwärtiges Problem in Großunternehmen und damit eine der absurdesten Verhaltensweisen in der beruflichen Praxis.
Dynamische Veränderungen
Der letzte Aspekt hängt weniger mit dem Verhalten als vielmehr mit externen Faktoren zusammen. In unserer heutigen Welt verändern sich Märkte, Wettbewerb und Technologien rasant. Diese schnellen Veränderungen verdichten sich in internen Prozessen oder den vom Unternehmen angebotenen Produkten/Dienstleistungen. Dies kann dazu führen, dass Wissen schnell veraltet und vorhandenes Know-how obsolet wird.
Wissenslücken schließen und Effizienz steigern
Die Schwachpunkte sollten jetzt auf der Hand liegen. Jetzt widmen wir uns dem Knackpunkt: Wie können die entstandenen Wissenslücken wirksam geschlossen werden? Mit neuen Technologien wie Machine Learning (ML), Sprachmodelle (LLMs), Chatbots oder Knowledge Graphs (KG) können Informationen strukturieren und das Verständnis über vorhandene Daten verbessern. Das ermöglicht anspruchsvollere Formen der Datenanalyse und den Aufbau von Wissen und deren (effektivere) Verteilung.
Aus diesem Grund glauben wir bei Motius, dass Automatisierung die Brücke zwischen impliziten Informationen und etablierten Wissen schlagen kann. Zum besseren Verständnis habe ich im Folgenden ein paar Beispiele für verbessertes Wissensmanagement aufgelistet:
- Zentralisiertes Wissensmanagement: Implementiere Tools zur Prozessautomatisierung, um Wissensspeicher zu zentralisieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf aktuelle Informationen zugreifen können.
- Automatisiertes Onboarding und Training: Nutze Automatisierung, um personalisierte Onboarding- und Schulungsmaterialien bereitzustellen und so die Lernkurve für neue Mitarbeiter zu verbessern.
- Intelligente Wissenserfassung: Setze automatisierte Verfahren ein, um Erkenntnisse von erfahrenen Mitarbeitern vor ihrem Weggang zu erfassen und so wertvolles Prozess-Know-how zu bewahren.
- Echtzeit-Updates: Mit automatisierten Benachrichtigungen stellst du sicher, dass Mitarbeiter in Echtzeit über Prozessänderungen oder aktuelle Prozessabläufe informiert werden, wodurch das Risiko veralteter Kenntnisse und von Effizienzverlusten verringert wird.
- Verbesserung der Zusammenarbeit: Automatisierungstools fördern die Zusammenarbeit, indem sie Mitarbeiter mit relevanten Experten verbinden und den Wissensaustausch zwischen Abteilungen fördern.
- ... es gibt noch so viele weitere Möglichkeiten!
Und jetzt? Diese Fragen solltest du dir stellen
Schlechtes Wissensmanagement und begrenztes Prozess-Know-how stellen Unternehmen, die nach Effizienz und Innovation streben, vor große Herausforderungen. Automation Thinking kann einen Ansatz bieten, um die Prozesslandschaft zu hinterfragen und für diese Herausforderungen potenzielle Lösungen zu identifizieren.
Hier zum Überblick der Technologien in Bezug auf deren Automatisierungsgrad und Verortung in der Wertschöpfung:
Durch die Automatisierung der Wissensverteilung, die Zentralisierung von Wissensspeichern oder die Verbesserung der Zusammenarbeit können Unternehmen vorhandene Wissenslücken schließen und dadurch ihre Mitarbeiter effektiv unterstützen. Wir befinden uns bereits im Zeitalter der zunehmenden Automatisierung. Und so sieht man, dass Unternehmen, die sich dem Thema des verbesserten Wissensmanagements durch Automatisierung widmen, ihre Wettbewerbsfähigkeit kontinuierlich ausbauen können - durch optimierte Abläufe, reduzierte Kosten und bessere Entscheidungsfindung.
Also höchste Zeit, sich ein paar schwierige Fragen zu stellen, zum Beispiel:
- Welchen Automatisierungsansatz willst du verfolgen?
- Welche Prozesse sollen überprüft werden?
- Welche Wissensquellen sind überhaupt relevant und sollten zentralisiert werden?
- Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
- Welche Abteilungen können unterstützen?
In unserem Automation Thinking Workshop unterstützen wir dich dabei, genau diese Fragen zu beantworten. Dafür arbeiten wir zusammen mit ROI-EFESO, um dich individuell und gezielt bei der firmenweiten Automatisierung zu beraten. Gepaart mit unserer tiefreichenden Technologie- und Design Thinking Erfahrung ermöglichen wir eine wirklich holistische Betrachtung. Motius hat jahrelange Erfahrung in den Bereichen Datenmanagement und Analyse, Robotik und Drohnen, sowie moderne KI-Tools wie Chatbots, LLMs (Large Language Models wie ChatGPT) oder Knowledge Graphen. Du kannst in unserem Automation Thinking Workshop also auf bewährtes Fachwissen zugreifen.
